- کارشناس رسمی دادگستری حسابداری - حسابرسی
- info@alishekarshekan.ir
- 09122084558
کدینگ حسابداری چیست در حقیقت کدینگ حسابداری برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. حساب‌ها بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می‌شوند. که هر مجموعه عملیات دارای یک کد میباشد.
حسابداران با استفاده از این کدها ثبت عملیات‌های حسابداری را به صورت صحیح انجام می‌دهند.
دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری می‌باشند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری لازم است تا به اجزاء ریزتری تبدیل شود. این اجزاء حسابهای معین و تفصیلی می‌باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار داده شده‌اند.کدینگ باید به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند. در سیستم‌های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش‌فرض طراحی می‌شود که لازم است حتما حسابداران آن‌ها را بررسی و در صورت بروز مشکل و مغایرتی آن را اصلاح نمایند.
مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل بررسی است که پیشنهاد می‌کنیم از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب‌وکاری مورد استفاده قرار دهید. لذا ما در اینجا اهداف کدینگ حسابداری را مطرح می‌کنیم:
کدینگ حسابداری سبب استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آن‌ها بر اساس یک فرمت به خصوص می‌گردد.
به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آن‌ها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آن‌ها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم‌های حسابداری به پایین‌ترین حد ممکن برسد.
به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان (همچون صورت معاملات فصلی) کمک شایانی می‌کند و به این موضوع سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
در نتیجه کدینگ حسابداری، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها به سادگی و بهتر از همیشه انجام شده و قدرت تصمیم‌گیری، تصمیم‌گیرندگان داخلی و خارجی را بهبود می‌بخشد.
کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می آید و باید توسط متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام شود.
این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می‌کند یا باعث جلوگیری از آن می‌شود، لذا برای این کار باید، این سیستم به درستی طراحی شود.
اگر بخواهیم به رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند اشاره کنیم به 5 نوع اصلی می‌رسیم. این پنج نوع عبارتند از:
یکی از شیوه‌های کد دهی که ساده هم هست کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامت‌گذاری بر مبنای زبان فارسی است. در این روش کد گذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می‌برند. برای مثال حسابهای پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می‌شود.
کدینگ متوالی با نام‌های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم دیده می‌شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حساب‌ها و داده تخصیص داده می‌شود.
یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ، روش سلسله مراتبی است، زیرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش نیست.
مثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی‌ها کد 404 در نظر گرفته می‌شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند می‌تواند با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید. این روش به صورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی می‌تواند ادامه یابد.
در این روش کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی قابل استفاده است.
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می‌توان به عنوان یک قرارداد استاندارد پذیرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آن است. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می‌تواند با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را برای مشخص کردن بخش‌های مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه‌های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان زیر گروه‌های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.
سطوح مختلف کدینگ حسابداری
سیستم‌های نرم‌افزاری پیشرفته سطوح مختلفی برای کدینگ اطلاعات ارائه می‌کنند.
که به شرح زیر است:
اولین سطح کد بعد از دفتر کل، گروه حساب است و شامل دسته‌بندی اصلی حسابهای یک کسب‌وکار می‌شود. این نوع کدینگ برای تفکیک اصلی‌ترین بخش‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شامل کد ردیف‌های محاسباتی در یک گروه حساب می‌شود.
در سیستم حسابداری حسابهای کل شامل اطلاعات اصلی و اولیه شده که بعضا به خودی خود قابل حسابرسی و پیگیری نیستند. سطح معین شامل اطلاعات جزئی‌تری می‌شود که با استفاده از آن‌ها امکان درک بهتر حساب کل فراهم می‌گردد.
ممکن است سطح معین شامل جزئیات کافی برای بررسی یک حساب نباشد. در این موارد کاربران سیستم حسابداری می‌توانند از سطح تفصیلی استفاده نمایند که شامل جزئیات زیادتری نسبت به سطح معین است.
کاربران نرم‌افزارهای حسابداری قادرند در تعریف حسابهای سطح معین و سطح تفصیلی از کدهای شناور استفاده کنند. این امکان پیشرفته به کاربر اجازه می‌دهد یک حساب خاص را به صورت شناور ثبت کند و به این ترتیب نیازی به وارد کردن آن در بخش‌های دیگر سیستم نداشته باشد.
سیستم‌های متفاوت حسابداری، به منظور شناسایی بهتر و ساده‌تر حسابهای شرکت و صورت‌های مالی از کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، استفاده می‌کنند.
سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آن‌ها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت‌تر و پیچیده‌تر شدن فرآیند نقد شوندگی، کددهی نیز پیچیده‌تر می‌شود.
کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته بندی و مرتب‌سازی موضوعات و عنوان‌های مربوط به فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می شود.
بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب‌ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند؛ تا به وسیله آن ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد.
در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن یک حساب کل، حسابهای معین و حسابهای تفضیلی به ترتیب قرار می‌گیرند.
لذا در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط، ارتباط بین آن‌ها نیز مشخص می‌گردد.
برای انجام این کار اول سرگروه حساب‌ها تعیین می‌گردد. سرگروه حساب‌ها همان حسابهای اصلی هستند که براساس آن‌ها دسته‌بندی‌های کلی شکل می‌گیرد و شکل کلی حساب‌ها را نشان می‌دهد.
حساب کل، شامل حساب‌هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی اهمیت زیادی دارند و نتیجه عملکرد آن‌ها باید به این سازمان‌ها ارائه گردد.
دسته سوم که حسابهای معین هستند، به منظور گزارش دادن و تصمیم‌گیری مفید هستند. دسته چهارم نیز مربوط به حساب های تفضیلی است که برای هر سازمان به طور مخصوص تعریف می شوند.
در سیستم کد گذاری وقتی که حساب تفضیلی به حساب معین متصل باشند، به آن حساب استاندارد و در غیر این صورت به آن حساب شناور می گویند.
در اﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺑﺎید ﻫﺮ ﮐﺪام از ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﮐﻞ ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه را ﺑﻪ اﺟﺰای آن ﮐﻪ ﻫﻤﺎن ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﻣﻌﯿﻦ ﻫﺴﺘﻨﺪ جدا نموند. در اﯾﻦ ﺑﺮرﺳﯽ ﻣﯽﺗﻮان ﺗﺎ ﭼﻨﺪ ﺳﻄﺢ ﻣﻌﯿﻦ در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺖ ﮐﻪ اﻟﺒﺘﻪ ﻧﺮماﻓﺰارﻫﺎی راﯾﺞ ﮐﻨﻮﻧﯽ ﺗﺎ ﯾﮏ ﺳﻄﺢ ﻣﻌﯿﻦ را ﺟﻮاﺑﮕﻮ ﻫﺴﺘﻨﺪ.
بدین منظور ﻣﺜﻼً ﺣﺴﺎب ﻣﻮﺟﻮدی ﻧﻘﺪ و ﺑﺎﻧﮏ از ﮔﺮوه داراﯾﯽﻫﺎی ﺟﺎری ﮐﻪ ﮐﺪ 101 ﺑﻪ آن اﺧﺘﺼﺎص ﭘﯿﺪا می‌کند را جدا ﻣﯽﮐﻨﯿﻢ ﮐﻪ ﺑﻪ ﺗﺮﺗﯿﺐ زﯾﺮ میباشد.
اﻟﺒﺘﻪ اﮔﺮ ﺑﺨﻮاﻫﯿﻢ از ﯾﮏ ﺳﻄﺢ ﻣﻌﯿﻦ اﺳﺘﻔﺎده نماییم، ﺑﻪ ﺟﺎی اﯾﻦ ﮐﻪ ﻣﻮﺟﻮدی نقد ﺑﺎﻧﮏﻫﺎ را در ﺳﻄﺢ دوم ﺑﻪ رﯾﺎﻟﯽ و ارزی ﺗﻔﮑﯿﮏ ﮐﻨﯿﻢ، در ﻫﻤﺎن ﺳﻄﺢ ﯾﮏ ﺑﺎر ﻣﯽﻧﻮﯾﺴﯿﻢ ﻣﻮﺟﻮدی نقد ﺑﺎنک‌ها رﯾﺎﻟﯽ و ﺑﺎر دﯾﮕﺮ ﻣﻮﺟﻮدی نقد ﺑﺎﻧﮏﻫﺎی ارزی ﮐﻪ ﮐﺪ آن ﺑﻪ ﺗﺮﺗﯿﺐ 10101 و 10102 ﻣﯽﺷﻮد.
اﻣﺎ در اﯾﻦﺟﺎ ﭼﻮن دو ﺳﻄﺢ را ﻣﻌﯿﻦ در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﯿﻢ، ﮐﺪ 10101 را ﺑﻪ ﻣﻮﺟﻮدی نقد ﺑﺎﻧﮏﻫﺎ اﺧﺘﺼﺎص دادﯾﻢ و از ﮐﺪ 1 و 2 ﺑﺮای ﺗﻔﮑﯿﮏ رﯾﺎﻟﯽ ارزی در ﺳﻄﺢ دوم اﺳﺘﻔﺎده ﺷﺪ.
حسابهای کل، به سه گروه کلی حسابهای دائمی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام و نیز حسابهای موقت سود و زیانی که معمولاً با عنوان حساب کل خلاصه سود و زیان مطرح هستند، تقسیم می‌شوند.
برای کدینگ کردن حسابهای کل معمولاً از دارایی‌ها شروع می‌کنند و در بین آن‌ها دارایی‌هایی که دارای قابلیت نقدینگی بیشتری هستند، دارای اولویت بیشتر هم می‌باشند.
معمولاً نقدترین دارایی، حساب وجوه نقد و حساب بانک است و لذا معمولاً کد یک را به وجوه نقد ، دو را به حساب بانک و به همین شکل به ترتیب، سایر دارایی‌ها را کدبندی می‌کنند.
بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه، نیز به همین شکل کدینگ می‌شود. باید توجه نمود که اجباری در توالی و پیوستگی کدها وجود ندارد، به طور مثال در صورتی که آخرین دارایی را کد ده، پوشش دهد، الزامی برای درج کد شماره یازده برای اولین بدهی نداریم و می‌توانیم عدد بیست را برای اولین بدهی در نظر بگیریم. معمولاً در بین حسابداران رایج است که پس از اتمام حساب های دارایی یا بدهی چند شماره را خالی می گذارند، تا در صورتی که در آتی مدنظر باشد حساب کل دارایی جدیدی درج شود، در ادامه کدهای مربوط به دارایی ها بتوان آن را کدینگ کرد.
پس از تمام شدن کدبندی حسابهای کل، نوبت به کدینگ نمودن حسابهای معین می‌رسد.
حسابهای معین نیز به همان ترتیبی که برای حسابهای کل ذکر شد، مرتب و شروع به کدگذاری از عدد یک با بالا می‌شوند. درج شماره خالی بین حسابهای معین مربوط به هر یک از حسابهای کل، عرف است و بهتر است برای درج موارد احتمالی در آتی رعایت شود.
اگر فرض کنیم به حساب کل بانک کد دو ، را داده باشیم و به حساب معین مربوطه با عنوان حسابهای جاری، کد پنج داده شده باشد، در حسابداری، کدینگ مذکور را به شکل 5 – 2 نمایش می‌دهند.
همواره عدد سمت چپ نشان‌گر کد حساب کل و عدد سمت راست نشان‌گر کد حساب معین میباشد.
بعضی از حسابداران قبل از اعداد، عدد صفر را نیز قرار می‌دهند، این موضوع مغایرتی با اصول حسابداری ندارد و مثلاً کد فوق را به شکل 005 – 02 ثبت می‌کنند، از آنجایی که صفر قبل از اعداد، خوانده نمی‌شود، تاثیری بر پروسه کاری ندارد و به همان شکل که توضیح داده شد، خوانده می‌شود.
پس از تمام شدن حسابهای معین نوبت به کدینگ کردن حسابهای تفصیلی می‌رسد. حسابهای تفصیلی هم به همان ترتیب کدبندی که برای حسابهای کل و معین ذکر شد، مرتب‌سازی می‌شوند و سپس از کد شماره یک ، کدبندی مربوطه آغاز می‌گردد.
به طور مثال برای حساب کل بانک و حساب معین حسابهای جاری و حساب تفصیلی ” حساب جاری بانک ملت به شماره حساب 101010 ” می‌توان کد تفصیلی شماره 10 را در نظر گرفت. در این صورت می‌توان کدینگ مربوطه را به این شکل نمایش داد : 10 – 5 – 2؛ که همان‌طور که قبلاً بیان شد به ترتیب از سمت چپ نشان‌گر حساب کل 2 ، معین 5 و تفصیلی 10 است.
برای کدینگ حسابهای تفصیلی نیز می‌توان قبل از اعداد ، صفر درج نمود : 0010 – 005 – 02.
نکته قابل توجه این است که به منظور کدینگ حسابهای معین و تفصیلی تداوم شماره‌ها لازم نیست ، به این معنی که لازم نیست که لزوما کدینگ از عدد یک آغاز و الزاماً ادامه یابد.
بلکه می‌توانیم بطور مثال برای کدبندی هر یک از حسابهای معین مربوط به هر حساب کل از عدد یک آغاز و برای معین حسابهای کل بعدی نیز به همین شکل عمل کرد. مثلاً ممکن 5 حساب معین با کد یک و حسابهای تفصیلی زیادی با کدهای یکسان داشته باشیم، بنابراین این موضوع مشکلی ایجاد نمی‌کند، چرا که در حسابداری کد مجموع که شامل مجموع حسابهای کل و معین و تفصیلی است، همواره ملاک عمل میباشد. مانند : 5 – 2 – 1 یا 20 – 6 -10 و یا هر کد دیگری.
به ترتیبی که گفتیم در تقسیم‌بندی و کدینگ کردن حساب‌ها، معمولاً برای هر حساب کلی ، یک یا چند حساب معین و برای هر یک از حسابهای معین نیز، یک یا چند حساب تفصیلی تعریف می‌شود. ولی در کدینگ نمودن سه طبقه به صورت حرفه‌ای‌تر، محدودیت متصل بودن چند حساب تفصیلی به یک حساب معین و یا چند حساب معین صرفاً به یک حساب کل، به چشم نمی‌خورد.
در این حالت ممکن است یک حساب معین به چند حساب کل و یا یک حساب تفصیلی به چند حساب معین متصل شده باشد.
به طور مثال فردی به نام ” آقای مهدوی ” در حسابهای تفصیلی وجود دارد. لازم است این شخص به حساب کل اشخاص و معین حسابهای دریافتنی متصل شود و ممکن است مثلا لازم باشد به حساب کل صاحبان سرمایه و حساب معین جاری شرکا، نیز متصل شود.
در صورتی که بخواهیم از روش اول برای کدینگ نمودن استفاده کنیم، لازم است یک بار حساب تفصیلی ” آقای مهدوی ” را برای حساب کل و معین اول و یک بار نیز برای اتصال به حساب کل و معین دوم ایجاد کنیم، این موضوع موجب ایجاد حسابهای مشابه زیادی می‌شود و ممکن است موجب سرگردانی گردد و لذا از روش شناور استفاده می‌کنند تا کدینگ مختصرتر شود.
کدینگ درختی حسابهای کل
حال بایست هر کدام از گروه حساب‌ها را به حسابهای کل ریز کنیم: برای این‌کار می‌توان در ادامه کد هر گروه، کد دیگری قرار داد.
به عنوان مثال: موجودی نقد و بانک اولین حساب کل از دارایی‌های جاری است و می‌توان به آن کد 11 را داد. یک اول نماینده دارایی‌های جاری و یک دوم نماینده موجودی نقد و بانک است
کد حساب | گروه حساب |
|---|---|
1 | دارایی‌های جاری |
2 | دارایی‌های غیر جاری |
3 | بدهی‌های جاری |
4 | بدهی‌های بلندمدت |
5 | حقوق صاحبان سهام |
6 | درآمدها |
7 | بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده |
8 | هزینه‌ها |
9 | سایر حساب‌ها |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 1 | دارایی‌های جاری | 101 | موجودی نقد و بانک |
| 102 | سرمایه‌گذاری کوتاه مدت | ||
| 103 | حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری | ||
| 104 | سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی | ||
| 105 | موجودی مواد و کالا | ||
| 106 | سفارشات و پیش‌پرداخت‌ها | ||
| 107 | سپرده‌های ما نزد دیگران |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 2 | دارایی‌های غیرجاری | 201 | دارایی‌های ثابت مشهود |
| 202 | استهلاک انباشته دارایی‌های ثابت مشهود | ||
| 203 | دارایی‌های در جریان تکمیل | ||
| 204 | دارایی‌های نامشهود | ||
| 205 | سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت | ||
| 209 | سایر دارایی‌های غیرجاری |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 3 | بدهی‌های جاری | 301 | حساب‌ها و اسناد پرداختی تجاری |
| 302 | سایر حساب‌ها و اسناد پرداختنی | ||
| 303 | سفارشات و پیش‌دریافت‌ها | ||
| 304 | دخیره مالیات | ||
| 305 | سود سهام پرداختنی | ||
| 306 | سپرده‌های پرداختنی | ||
| 307 | تسهیلات و اعتبارات مالی دریافتی کوتاه مدت | ||
| 308 | ذخایر |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 4 | بدهی‌های بلندمدت (غیرجاری) | 401 | حساب‌ها و اسناد پرداختنی بلندمدت تجاری |
| 402 | سایر حساب‌ها و اسناد پرداختنی بلندمدت | ||
| 403 | تسهیلات و اعتبارات مالی دریافتنی بلندمدت | ||
| 404 | ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان | ||
| 405 | درآمد انتقالی به دوره‌های آتی |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 501 | سرمایه پرداخت شده |
| 502 | اندوخته قانونی | ||
| 503 | سایر اندوخته‌ها | ||
| 504 | مازاد تجدید ارزیابی دارایی‌های ثابت مشهود | ||
| 505 | سود (زیان) انباشته |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 6 | درآمدها | 601 | فروش |
| 602 | درآمد حاصل از ارائه خدمات | ||
| 603 | سایر درآمدهای عملیاتی | ||
| 604 | سایر درآمدهای غیرعملیاتی |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 7 | بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده | 701 | بهای تمام شده کالای فروش رفته داخلی |
| 702 | بهای تمام شده کالای فروش رفته خارجی | ||
| 703 | بهای تمام شده خدمات ارائه شده |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 8 | هزینه‌ها | 801 | هزینه حقوق و دستمزد کارکنان غیردولتی |
| 802 | هزینه‌های عملیاتی | ||
| 803 | سایر هزینه‌های عملیاتی | ||
| 804 | هزینه‌های مالی | ||
| 805 | هزینه‌های غیرعملیاتی |
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | حساب کل |
| 9 | سایر حساب‌ها | 901 | حسابهای انتظامی |
| 902 | طرف حسابهای انتظامی | ||
| 903 | تراز افتتاحیه | ||
| 904 | تراز اختتامیه |
برای دانلود توضیحات کامل کدینگ حسابداری بر روی فایل زیر کلیک کنید.
سلام ممنون بابت مطلب مفیدتون
خیلی متشکرم